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직장인과 소상공인을 위한 실용적인 디지털 업무 자동화와 생산성 향상이라는 주제는 이미 넘쳐날 만큼 다뤄졌다. 그런데도 정작 매일 문서 작업에 시달리는 사람들은 “자동화를 해도 자동화가 안 된다”는 말을 자주 한다. 원인은 도구가 아니라 순서에 있는 경우가 많다.

혼자 사업을 운영하는 사람이라면 한 번쯤 이런 질문을 스스로에게 던진다. “왜 같은 질문에 하루에도 몇 번씩 답하고 있을까?” 영업시간, 가격, 예약 가능 여부, 환불 규정, 배송 일정처럼 매번 되풀이되는 문의가 하루의 상당 부분을 잡아먹는다는 사실은 일해 본 사람이라면…

집 현관을 나서는 순간 손목시계가 다른 속도로 흐르기 시작하는 느낌을 받은 적이 있는가. 같은 사람, 같은 노트북, 같은 업무 목록인데 재택 책상 앞에서는 여유롭게 흘러가던 일이 사무실에 도착하면 순식간에 밀려든다.

휴대폰 갤러리에서 사진 몇 장을 골라 메신저로 보내는데, 전송 표시가 한참째 그대로다. 급하게 보낸 상대는 확인했다고 답이 없고, 다시 보내도 같은 자리에서 멈춘다.

퇴근 후에도 업무 메신저 알림이 계속 울리고, 주말 아침에 개인 메신저로 온 업무 연락을 확인하다 하루가 시작되는 경험은 왜 반복될까. 많은 사회초년생과 소상공인이 “알림을 꺼두면 일을 놓칠까 봐 무섭다”고 말한다.

종이로 받은 계약서와 영수증을 스마트폰으로 찍어 건별 PDF로 정리해 두면, 나중에 증빙이 필요할 때 서랍을 뒤질 일이 사라진다. 핵심은 한 번에 여러 장을 대충 스캔하는 것이 아니라, 한 건에 해당하는 서류만 모아 정확한 파일명으로 묶는 것이다.

월요일 아침, 출근길 지하철에서 스마트폰 캘린더를 열어 오늘 회의 두 건을 확인한다. 회사에 도착해 메신저로 전달받은 마감 안내를 다시 메모장에 적는다. 점심 직후에는 개인 할 일 목록에 “거래처 견적서 회신”을 추가한다. 그런데 퇴근 무렵이면 머릿속이 복잡해진다.

매일 아침 메일함을 열었을 때, 읽지도 않은 알림 메일 수십 통이 쌓여 있는 광경에 지친 경험이 있는가? 직장인과 소상공인 모두에게 공통적으로 나타나는 현상이다.

매장 카운터에 놓인 컴퓨터에 정품 사무용 소프트웨어가 깔려 있지 않다면, 매출 기록은 어떻게 남기고 있을까. 영수증 뭉치와 수기 장부에 의존하는 소상공인이 여전히 적지 않다. 그런데 흥미로운 사실이 하나 있다.

회의가 많은 팀일수록 녹음 파일은 쌓이는데 다시 듣는 사람은 거의 없다. 많은 사람이 음성 인식 기능만 붙이면 회의록 정리가 끝난다고 생각한다. 하지만 실제로는 텍스트로 옮기는 순간부터가 시작이다.